Lista invitaților s-a schimbat: cinci verificări înainte de trimiterea planului
Un invitat anunță că vine cu partenerul. Sau un cuplu nu mai poate ajunge. Numele se modifică într-un minut, dar planul vechi de mese și numărul meniurilor pot rămâne greșite. Înainte să trimiți o nouă versiune localului, verifică locurile, costurile și fișierele pe care le are deja.
1–2. Actualizează persoana și locul
Când cineva renunță, actualizează lista și verifică locul ocupat anterior. Dacă vine un partener, adaugă-l separat, formează perechea dacă este cazul și găsește două locuri potrivite. După fiecare schimbare, verifică totalurile invitaților așezați și fără loc.
De exemplu, trecerea de la 80 la 81 de invitați într-un plan cu 80 de locuri lasă cel puțin o persoană fără loc. Un loc liber la altă masă poate rezolva numărul, dar nu și nevoile perechii. Verifică repartizarea reală înainte de a adăuga sau muta mobilierul.
3–4. Verifică din nou cantitățile și sarcinile
Compară noul număr de invitați cu cantitățile introduse în Buget. Cantitățile cheltuielilor nu se actualizează automat după lista invitaților. Dacă furnizorul confirmă o cantitate sau un cost diferit, modifică manual pozițiile relevante.
- Verifică numărul meniurilor față de participarea convenită.
- Păstrează avansul achitat în evidență și modifică plata rămasă după confirmarea noii oferte.
- Adaugă sau actualizează o sarcină pentru confirmarea schimbării cu localul, folosind termenul convenit.
5. Înlocuiește versiunea folosită de local
Exportă un PDF sau PNG nou după finalizarea modificărilor. Spune localului ce versiune o înlocuiește pe cea veche și verifică dacă planul tipărit corespunde noii repartizări. Un fișier salvat nu se actualizează când modifici ulterior evenimentul.
Păstrează o copie a evenimentului care poate restaura invitații, așezarea, sarcinile și bugetul. Un link nou de distribuire oferă previzualizarea hărții fără drept de editare; nu distribuie întregul buget sau panoul de sarcini.