Список гостей изменился: пять проверок перед отправкой плана
Гость сообщает, что придёт с партнёром. Или пара отменяет участие. Имена можно изменить за минуту, но прежняя рассадка и число меню уже могут быть неверными. Перед отправкой новой версии проверьте места, расходы и файлы, которые уже есть у площадки.
1–2. Обновите гостя и его место
При отмене участия обновите список и проверьте прежнее место гостя. Если присоединяется партнёр, добавьте его отдельно, при необходимости создайте пару и найдите два подходящих места. После каждого изменения проверьте число рассаженных гостей и гостей без места.
Например, увеличение с 80 до 81 гостя при 80 местах оставляет минимум одного человека без места. Свободное место за другим столом может решить вопрос количества, но не потребности пары. Проверьте реальные назначения до добавления или перемещения мебели.
3–4. Перепроверьте количества и задачи
Сравните новое число гостей с количествами, записанными в «Бюджете». Количества расходов не меняются автоматически вслед за списком гостей. После подтверждения поставщиком нового количества или стоимости обновите нужные строки вручную.
- Сверьте количество меню с согласованным числом участников.
- Сохраните сведения об оплаченном авансе и измените остаток после подтверждения новой сметы.
- Добавьте или обновите задачу подтверждения изменений с площадкой и укажите согласованный срок.
5. Замените версию для площадки
Экспортируйте новый PDF или PNG после завершения правок. Объясните площадке, какая версия заменяет старую, и проверьте соответствие печатной схемы новым назначениям. Скачанный файл не обновляется при последующих изменениях события.
Сохраните копию события для восстановления гостей, рассадки, задач и бюджета. Новая ссылка общего доступа открывает просмотр карты без редактирования; она не передаёт весь бюджет или доску задач.